Por Pecci Saavedra, G.
Empezamos
todos los días con las mejores intenciones; tenemos trabajos importantes
para terminar, gente con quién tenemos que hablar y proyectos a largo plazo
sobre los cuales hay que empezar a trabajar. Al final del día
lamentablemente nos damos cuenta que hemos cumplido con solo una pequeña
parte de lo que queríamos hacer.
Entonces,
tenemos que empezar más temprano, quedarnos más tarde e incluso trabajar
los fines de semana. Estamos super-ocupadas pero no estamos siendo tan
productivas.
Acá te brindamos 5 pautas básicas que te ayudarán a volverte más
productiva.
1-
Arregla reuniones contigo misma. Date bloques de 30 a 90 minutos dentro del
día donde nada ni nadie te pueda interrumpir. Esto te permitirá
concentrarte sobre el trabajo que estás haciendo. Cierra tu puerta, deja el
contestador en tu teléfono y en tu celular y tomáte el tiempo para pensar
y concentrarte sobre tus trabajos diarios y proyectos a más largo plazo.
2- Saca lo mejor de tu tiempo "efectivo". Todos tenemos un momento
del día donde tenemos mucha energía y entusiasmo y durante el cuál
nuestra capacidad para pensar y concentrarnos es más elevada. Tratá de
programar tus citas, reuniones y otras actividades durante otros momentos
del día.
3- Evita reuniones no programadas. Son en general grandes interrupciones, no
muy productivas y constituyen una pérdida de tiempo y energía alta. Cuando
alguien venga y se instale en tu oficina, pone en claro que estás en medio
de un importante proyecto. Después preguntale si podrían juntarse en otro
momento del día que sea más conveniente para ambos.
4- Planificá tus llamados telefónicos. Cada vez que suena el teléfono, te
interrumpe. Deja a tu contestador tomar el llamado. Si atendiste el teléfono
explícale al interlocutor que no lo podés atender en este momento, pero
que pueden concertar un llamado más tarde en el día, donde cada uno tendrá
en claro los diferentes puntos de la conversación. Antes de cortar, definí
quien empezará el llamado.
5- Programá momentos para juntarte con tu equipo, colegas y empleados. En
la mayoría de las oficinas la gente se levanta de su escritorio para
pedirle a otro algún tipo de información interrumpiéndolo en su tarea.
Por lo cuál brindamos estos 3 consejos básicos:
-planifica momentos específicos para juntarte con las personas.
-armá las reuniones de equipo los jueves o los viernes para que tu gente se
vaya preparando a la semana siguiente, y no el lunes a la mañana donde les
vas a sacar enseguida la energía y el entusiasmo.
-entregá las tareas de mañana; esto le permitirá a tu gente organizar su
tiempo y flujo de trabajo del día siguiente, así como una oportunidad de
pensar en lo que tienen que hacer.